Видео: Как общаться со специалистами - ИСППП

Как оптимально выстраивать общение со специалистами в государственных организациях? Как вести себя на приёме? Что нужно рассказать о себе и какие данные получить от сотрудников органов опеки, МФЦ, регионального банка данных и других организаций.

Слушатели нашей Школы приёмных родителей уже знакомы с этим роликом. Мы решили открыть полезный материал для широкой общественности.

Как общаться с чиновниками?

Как известно, наше отношение к человеку во многом зависит от первого впечатления, которое он произвел на нас в первые минуты общения.

Спокойный, уверенный, грамотно говорящий человек всегда производит положительное впечатление, а главное, не дает чиновнику повода отмахнуться от его просьбы или манипулировать им. В этой памятке мы собрали советы о том, как подготовиться к важным встречам и как разрешать конфликты в общении с чиновниками.

Подготовка к общению и правила общения

Прежде всего, настраивайтесь на то, что чиновник отнесется к вам внимательно и с уважением.

  • Учтите, что рассчитывая на внимание и уважение, следует проявить их самому. Трудно понравиться тому, кто не нравится вам, особенно, если вы активно это выражаете.

  • Для начала стоит поздороваться, представиться, выяснить имя и отчество того, к кому вы обращаетесь, кратко и внятно изложить цель обращения.

  • Люди предпочитают соглашаться с теми, кто для них привлекателен, с теми, с кем они имеют сходство, а также с теми, кто вызывает приятные ассоциации. Помните – встречают по одежке. Старайтесь одеться по-деловому, не слишком вызывающе. Одежда не должна быть неряшливой и заведомо небрежной. Не стоит надевать слишком дорогие, слишком экстравагантные вещи. Также по возможности лучше избегать «этнических» одежды и аксессуаров. Лучше одеться в деловом стиле.  Деловой костюм играет роль униформы, заставляет по-иному, нежели другая одежда, воспринимать ваши слова.

  • Постарайтесь быть приятными, вежливыми, благожелательными и сдержанными, даже если вам этого не хочется. Возможно, вам представится случай открыть дверь, предложить простую помощь, сделать комплимент, похвалить оперативность в решении вопроса и компетентность чиновника – всё это может помочь вам больше, чем жалобы.

  • Заранее изучите Семейный кодекс и иные нормативные документы, возможно даже выучите пару важных статей. Проявите свою компетентность, но без заносчивости.

  • Выберите время, удобное специалисту, чтобы он не спешил и к нему не было «километровой» очереди. Если в коридоре всегда большая очередь, идите на приём и решайте свой вопрос, не обращая внимания на очередь. Вам не должно быть «неудобно», что «люди ждут» – не вы виноваты в том, что приходится долго объяснять и требовать то, что вам и без того полагается.

  • Четко, кратко и ясно излагайте суть дела и свою просьбу. Отсутствие конкретики или изобилие деталей раздражает, мешает воспринимать суть вашего обращения.

  • Потренируйтесь говорить достаточно громко, спокойно и уверенно, например, перед подругой, супругом, включенным телевизором – это очень помогает. Рекомендуем делать мысленные паузы между словами, чтобы ваша речь была спокойной и уверенной.

  • Попробуйте дома разыграть простую сценку: предположите, что чиновник сразу же говорит, что это «не его вопрос» и вам нужно идти куда-то ещё, но вы точно знаете, что за решение данного вопроса отвечает именно этот чиновник.

  • Укажите причину, по которой вы обратились к чиновнику, используя слова «потому что», тем самым запуская реакцию уступчивости у того, к кому обращаетесь с просьбой. Когда мы просим кого-нибудь сделать нам одолжение, мы добиваемся большего успеха, если представляем причину (даже «неуважительную»).

  • Возьмите с собой все необходимые подтверждающие документы: заявления, квитанции, письма, фотографии, подготовьте заранее их копии.

  • Во время встречи всегда договаривайтесь о следующих шагах. Если вопрос сразу решить невозможно, добивайтесь, чтобы вам четко сказали, что конкретно от вас требуется, какие нужны документы, когда и где их можно получить, а также когда состоится следующая встреча. Попросите телефон, адрес, приемные часы того, к кому следует обратиться, если вы обратились к специалисту «не по адресу».

  • Если вы не уверены в своих силах, возьмите с собой группу поддержки – родственника, подругу, мужа, специалиста (в зависимости от ситуации и вопроса – учителя, воспитателя, врача, адвоката). Называйте этого человека своим представителем – вы имеете на это право. Чиновнику будет гораздо сложнее одновременно кричать на несколько человек, хамить или обманывать.

  • Предоставляйте слово вашему спутнику, представителю, если ситуация вас нервирует. Лучше предоставить слово тому, кто более спокоен и менее эмоционально уязвим. Однако вы имеете право на оправданные эмоции, там, где это уместно, тут главное не переборщить.

  • Поскольку люди любят, когда их просят, особенно о том, что они легко способны сделать, просите дать совет, помочь разрешить конфликт. Пусть чиновник почувствует, с одной стороны, власть и силу, с другой — ответственность за решение данного вопроса. Попытайтесь воззвать к чувству долга чиновника, его авторитету.

  • Не начинайте с утверждений «Доколе это будет продолжаться!», дайте возможность чиновнику разобраться, даже если у него на это уже было время. Постарайтесь понять характер чиновника: в одних случаях уместно обращаться как к последней и единственной инстанции, в других — таким отношением можно нарваться на отказ принимать решение вообще, отфутболивание. В любом случае, постарайтесь вызвать в чиновнике человеческие чувства.

  • Ссылайтесь на то, что другие чиновники поступают так же, давайте понять, что от вашего специалиста требуется только то, что уже одобрено обществом и/или другими специалистами, начальством, особенно известным чиновнику. Чиновник во многом в силу своего положения ориентирован на стереотипное мышление.

Ещё по теме:
— Статья Адвоката Жарова «Постепенность — наше всё»
2+
Top